Az elmúlt két-három hónap közéletet leginkább felkavaró újdonsága az OpenAI kutatólabor által fejlesztett, ingyenesen és bárki által tesztelhető ChatGPT alkalmazása volt. Azóta ezzel párhuzamosan elindult a szoftvernek egy fejlettebb, gyorsabb, egyelőre csak az USA-ban elérhető, de már fizetős verziója is [1]. Az alkalmazás felélesztette a mesterséges intelligenciával (MI) kapcsolatos újra és újra visszatérő gondolkodást, hogy vajon milyen munkák azok, amelyekhez ma még vagy középtávon továbbra is ember szükséges és melyek azok, amiket már most egy szoftverrobot is az emberrel azonos színvonalon vagy akár még jobban el tud végezni [2]. Ez a gondolkodás pedig nem csupán lehetőségeket, de munkaerőpiaci kétségeket és veszélyeket is mindig felszínre hoz [3] [4]. A projektalapú üzleti működés korában jogosan merülhet fel tehát újra a kérdés, hogy a legújabb technológiai fejlesztések ismeretében melyek azok a projektmenedzsment feladatok, amiket ma már MI alkalmazások is el tudnak végezni és vajon szükség van-e még projektmenedzserre és ha igen, akkor mire?

A haladó vállalatok mindig törekedtek a legfejlettebb technológiák vállalati működésbe ágyazására. A technológiák többsége azonban előbb-utóbb széles körben elterjed, ezért a versenyelőny is könnyen eltűnhet. Például amíg még néhány évtizede csak a piacvezető vállalatok használtak üzleti intelligencia megoldásokat (BI) a környezetük és a működésük elemzésére, valamint a döntéshozataluk támogatására, addig mára az adat-alapú működés a versenyben maradás alapvető feltétellé vált. Már nem csupán a vezetők, hanem a szervezet alsóbb szintjein dolgozók számára is mindennapos eszköz a különböző valós-idejű dashboard felületek és a mögötte lévő adatbázisok felhasználása. A projektek menedzselése azonban még ma is leginkább csak akkor kerül be ezekbe a rendszerekbe, ha a vállalat maga is projekt-alapon működik. Azaz ezen a területen továbbra is versenyelőny forrása lehet.

Noha régóta rengeteg automatizációt lehetővé tevő projektmenedzsment megoldás létezik, a projektvezetők által ma még legtöbbet alkalmazott IT eszközök megragadtak az évtizedek óta használt Excel táblák és egyszerű vizualizációs és kommunikációs szoftverek világában, amelyek ugyan hasznosak, de kevésbé alkalmasak, ha folyamatos a kényszer az agilitásra és környezeti adaptációra [5]. A Gartner már 2019-ben azt jelezte előre, hogy 2030-ra a projektmenedzsment feladatok 80%-át az MI fogja átvenni az embertől [6]. De nem csak a Gartner gondolta így, hanem a PMI Pulse of the Profession® felmérés szerint a projektmenedzserek is jelentős előre lépesre számítanak ezen a téren [7]. Ha ehhez hozzáveszük azt a ma már általánossá vált megállapítást, miszerint a projektek sikertelenségének egyik oka a technológiák támogatás hiánya vagy nem megfelelő alkalmazása, akkor láthatjuk, hogy a közeljövőben elkerülhetetlenné válik az egyre szélesebb körben elérhető digitális technológiák és a mesterséges intelligencia megoldások alkalmazása a projektmenedzsment területén is. De vajon milyen területek azok, ahol valóban sikeresen alkalmazhatóak az MI megoldások?

A kutatók szerint ezek a következők [8] [9] [10]:

1.     A projektötletek jobb szelekciója és priorálása: elegendő mennyiségű és minőségű adat esetén az MI jobb lehet a mintázatok felismerésében és pontosabb becsléseket is tud tenni, mint az ember, hiszen gyorsabban azonosítja a megfelelő alapokon álló indításra váró projekteket, nagyobb eséllyel választ sikerrel és nagy hozzájárulással járó projekteket, jobban ki tudja egyensúlyozni a vállalat teljes portfóliójában a kockázatokat, valamint csökkenteni tudja az emberi döntéshozatallal együtt járó torzításokat.

2.     A projektmenedzsment iroda támogatása: számos olyan feladat van, amit ma leginkább egy PMO végez, de a technológia képes ezek egy részét átvenni, mint például a projektek előrehaladásának monitorozását, a potenciális problémák előrejelzését és az egyszerűbbek automatikus kezelését, a projekt jelentések automatikus előkészítését és eljuttatását az érintettekhez, a projektekre szabott legjobb módszertanok kiválasztását, a szervezeti eljárásoknak és folyamatoknak való megfelelőség vizsgálatát, a státusz jelentések, kockázat értékelések és érintetti elemzés funkcióinak automatizálását.

3.     Fejlettebb és gyorsabb projekt definiálás, tervezés és beszámolás: az egyik legnagyobb automatizálási potenciállal bíró terület a projektmenedzsmentben a kockázatmenedzsment. Ez ma jellemzően egy idő- és erőforrásigényes és általában manuális feladat. A big data-t és gépi tanulást (ML) használó megoldások segítenek az adatok mögötti összefüggések mélyebb megismerésében, a vezetőknek és a menedzsereknek a nehezen azonosítható kockázatok előrejelzésében, kockázat enyhítő akciók ajánlásában, és később akár a projekt tervek olyan automatikus átalakításában, hogy azok elkerüljék a kockázatokat. Mindezt pedig valós időben, ami a korábbi több napos csúszáshoz képest óriási előnyt hordozhat különösen gyorsan változó környezetben.  

4.     Virtuális projekt asszisztens: a projektek menedzselésében az egyik legjobban automatizálható rész az adminisztrációs feladatok átvállalása, így például változások regisztrálása, megbeszélések és más projekt események előkészítése (időpontfoglalás, értesítések kiküldése) és dokumentálása (emlékeztetők készítése, kiküldése) stb. Különösen igaz ez, ha egy generatív modellre építő, ChatGPT tulajdonságaihoz hasonló MI is besegít ebbe, amely alapvető változásokat képes hozni a nagymennyiségű adat vagy szöveg újra strukturálásában és a lényegi információk kiemelésében. Egy virtuális asszisztens mögé helyezett természetes nyelvfeldolgozó szoftver képessé válik a feladatokat akár szóbeli utasítások alapján is végrehajtani, kérésre vagy automatikusan információkat szolgáltatni, a meglévő adatok alapján tanulni, javaslatokat tenni stb.

5.     Fejlett teszt rendszerek és szoftverek: a nagyobb méretű projekteknél nagyon ritka, hogy a leszállítandóknak nem része valamilyen új, komplex informatikai rendszer bevezetése (is), amelyet már egy meglévő szoftver és hardver környezetbe kell illeszteni. Ilyenkor a tesztelés szintén egy kritikus feladat, már a projektciklus korai állapotában kell ezzel foglalkozni és aztán később is gyakran visszatérő elem marad. Egy fejlett és automatizált rendszertesztelő megoldás lehetővé teszi a hibák korai detektálását és az önkorrigáló folyamatok létrehozását, miközben felszabadítja a munkatársakat a körülményes tesztelési feladatok alól és végül egy könnyen használható, hibamentes megoldáshoz járul hozzá.

A fejlett technológia alkalmazása a következő években jelentősen felgyorsíthatja a projektek kiválasztását és priorálását, az előrehaladás monitorozását, a beszámolók készítését, a tesztelést és sok adminisztratív feladat elvégzését. Ezáltal a technológia könnyen leveheti a rutinfeladatok terhét a projektmenedzserekről. De ennél többre is képes, hiszen ott, ahol egy projekt előrehaladása lelassul vagy elakad akár tanácsokat adhat, hogy milyen megoldással vagy módszerrel lehetne a projekt időtervét tartani. A projektekre vonatkozó döntések hatását a költségekre, átfutási időre, erőforrásokra pedig nem szükséges manuálisan újraszámolni, mert egy automatizmus ezt is megteszi az ember helyett, miközben frissíti terveket a megfelelő archívumokban és értesítést küld erről az érintettek számára. Ez a technológiai támogatás pedig nem csupán felgyorsíthatja a változások követését és kezelését, de hibamentessé is tudja tenni azokat, ezáltal pedig jelentősen javíthatja a projektek sikerességi arányát.

Azonban ahhoz, hogy a projektmenedzsmentben fejlett technológiai eszközöket lehessen alkalmazni nem csupán a technológiának kell erre megérnie, hanem a szervezeteknek is. Szükséges ehhez egyrészt az, hogy a vezetők felkészítsék a munkatársakat a változásokra, akik megfelelő tudás és gyakorlat megszerzésével képessé válnak a technológiák megfelelő használatára. Másrészt az is, hogy megfelelő mennyiségű és minőségű projekthez kapcsolódó digitalizált adat álljon rendelkezésre a szervezetekben. Ha ezek az adatok továbbra is csak papír alapon léteznek, a szervezet különböző pontjain eltérő taxonómiát használnak, az adatbázisok hiányosak vagy éppen rendhagyó (outlier) adatokat tartalmaznak, akkor nem, vagy csak rengeteg munka árán lehet ezeket az adatokat olyan strukturált formába hozni, hogy azt egy gépi algoritmus fel tudja dolgozni. Ez az átállás a legtöbb szervezetnél költséges, időigényes és megfelelő vezetői támogatás nélkül lehetetlen. Minél hamarabb indul el ezen az úton a szervezet és a projektmenedzserek, annál gyorsabban és zökkenőmentesebben tud majd átváltani a legújabb projektmenedzsmentet támogató technológiákra.  

Sok projektmenedzser számára a meglévő feladataik egy jelentős részének az automatizációja félelmet is okozhat, azonban azok, akik sikeresen beépítik az eszköztárukba ezeket a megoldásokat versenyelőnybe kerülnek. Egyre közelebb van az a jövőkép, ahol a keresztfunkcionális csoportok már nem csak emberekből fognak állni, hanem szoftverrobotokkal is kiegészülnek majd, ami felkészülést és gondolkodásbeli átállást igényel.

Összefoglalva tehát az MI és egyéb fejlett technológiák alkalmazása nem fogja megszüntetni a projektmenedzserek szerepkörét, de jelentősen átalakíthatja a munkakörüket. Egy fejlett virtuális asszisztens fel tudja szabadítani a projektmenedzsert egy csomó adat-alapú rutinfeladat alól, így sokkal jobban tud fókuszálni az emberek vezetésére, a people menedzsmentre, a coachingra és a további érintettek menedzselésére, valamint a stratégiai gondolkodásra ahelyett, hogy az adminisztrációval és manuális feladatokkal törődne.

Dr. Marciniak Róbert

egyetemi docens

Budapesti Corvinus Egyetem

Hivatkozások

Kép forrása: Pixabay