Havi mustra a digitális kor projektmenedzsment támogató eszközök bőségéről

2019-10-31

Köszöntöm az Olvasót! Ez alkalommal egy örökzöld témára, a projektmenedzsment támogató eszközök beszerzésének kérdésére térek vissza. A téma apropóját az adta, hogy az egyik, a projektmenedzsmentet a gyakorlatban művelő egyetemi vendégelőadóm hivatkozott két, szerinte Magyarországon széles körben használt támogató eszközre, és ez újra ráirányította a figyelmemet a kérdésre.

A „kézihajtányos” megoldás az irodai munkát támogató alapeszközök (szövegszerkesztő, levelező rendszer, táblázatkezelő stb.) használata projektmenedzsment támogató eszközként, és ez kicsiben akár jól is működhet. Manapság azonban elérhető áron, szolgáltatásként kaphatók meg olyan adekvát eszközök, amelyek célirányos volta jóval hatékonyabb szervezeti működést eredményezhet, sőt hovatovább mára ez egyfajta elvárássá fejlődött.

Egy támogató eszköz „jósága” természetesen a felhasználója elvárásaihoz képest vizsgálható csak, azaz vigyázni kell arra, nehogy körtét hasonlítsunk össze almával. Általánosságban így nem beszélhetünk „a legjobb” eszközről, legfeljebb az adott célra való alkalmasságáról. Ha valaki projektmenedzsment támogató eszköz beszerzésében gondolkodik és a beszerzés előkészítésére hajlandó és tud pénzt is áldozni, akkor a professzionális piackutató cégek célirányos felméréseire[1][2] támaszkodhat, bár ezek a cégek szélesebb kontextusban (projekt és portfólió menedzsment piacán) szoktak vizsgálódni. A vékonyabb pénztárcával rendelkezők számára marad a rokonok, ismerősök és üzletfelek véleményének kikérése, illetve a saját kutakodás a világhálón.

Szerencsére vannak a világhálónak olyan zugai, ahol az utóbbihoz, azaz a keresgéléshez bőséges kiindulási alapot találhatunk. Ilyen a szoftvereszközök közötti választás megkönnyítésére szakosodott Capterra, TechnologyAdvice illetve Techradar vonatkozó oldalai[3][4][5]; a PCMag és a Datamation összesítése[6][7], és nyilván sokan mások is.

Az eszközök gyártói maguk is előszeretettel tesznek közzé hasonló listákat[8][9] (van, ahol 50 projektmenedzsment eszközt sorolnak fel egy helyen), amelyeken szinte mindig - nem meglepő módon – éppen az általuk ajánlott eszköz található az élbolyban. A fenti források persze nem a magyar piac számára dolgoznak, az túl kicsi lenne. (Az előadóm által említett két eszköz például csak elvétve jelent meg az általam talált listákon, holott az egyik szerintem kifejezetten nagy szereplőnek számít, igaz a szoftverfejlesztési iparágban. Ahol viszont megjelent, ott az első helyen áll).

A listák és összeállítási szempontjaik alapján úgy tűnik, hogy manapság tarol a szolgáltatás-alapú modell, amivel nem kell feltétlenül költséges helyi infrastruktúrán saját szoftverpéldányt működtetni, hanem havi átalánydíj ellenében vehető igénybe a megfelelő szolgáltatás a világhálón (Software as a Service, SaaS). Így az induló beruházásigény alacsony, viszont bizalmi kapcsolatot tételez fel a vevő és a szolgáltató között és folyamatos költségeket hoz magával. A rendelkezésre álló induló források nagysága (a költségvetési korlát) szerintem így manapság kevésbe lesz meghatározó tényező az SaaS modell használata miatt. Az eszközöket gyakran korlátozott ideig ingyenes kipróbálásra is meg lehet kapni.

Visszatérve az alapgondolatra, ha valakinek választania kell az eszközök bőséges kínálatából, akkor először azt kell tisztáznia, hogy mire akarja azt használni! Ehhez egy lehetséges funkcionális bontást találhat az Olvasó itt[10], az elmélet kedvelői elindulhatnak a PMBOK tudásterületei vagy a PRINCE2 témái alapján is. A világhálón általam fellelhető listák alapján mindenesetre úgy tűnik, hogy a kisléptékű tervezés és követés, azaz feladatkövetés Kanban-táblákon, valamint a (kiscsoportos) együttműködés támogatása volt a slágerfunkcionalitás.

Az eb persze nem a funkcionalitás kiválasztása, sem az adott szolgáltatás ára mögött van elhantolva, hanem ott, hogy az adott szervezet kultúrája hajlandó lesz-e befogadni a projektmenedzsment támogató eszköz használatát. Nem véletlenül nevezték régen - némi tudálékos felhanggal -„szociotechnikai rendszernek” a számítástechnikai támogató eszközöket; mert ha a felhasználók elszabotálják vagy félreértik a rendszer tervezett használatát, akkor az hajítófát sem ér majd. A mi esetünkben egy félresikerült bevezetés még átláthatatlanabbá és összetettebbé teheti az amúgy is nehezen követhető projektesemények özönét. Ebből a szempontból nézve kifejezetten jó az, hogy a projektmenedzsment támogató szolgáltatásokat kiscsoportokban ki lehet próbálni, azaz egy új eszköz birtokbavételét egy pilot szakasz előzheti meg. Ha valaki ezt az utat választja, akkor ügyeljen arra, hogy gyorsan és hitelesen tudjon sikereket felmutatni (aka „quick wins”), mert ez megalapozhatja az eszköz használatába vetett bizalmat. Sok sikert kívánok hozzá!

Klimkó Gábor


[1] IDC (2019) Worldwide Project and Portfolio Management 2018–2022 Forecast: Complex Sourcing, Scaling Agile and Intuitive Solutions Drive Growth, lásd https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US42652918

[2] Gartner (2019) Reviews for Project Portfolio Management, lásd https://www.gartner.com/reviews/market/project-portfolio-management-worldwide

[4] Scott(2019), The Top 10 Project Management Software for 2019  lásd https://technologyadvice.com/blog/information-technology/top-10-project-management-software/

[5] Fern et al. (2019). Best project management software of 2019: organize teams and tasks https://www.techradar.com/best/best-project-management-software

[6] Duffy (2019), The Best Project Management Software of 2019  lásd https://www.pcmag.com/roundup/260751/the-best-project-management-software

[9] Kashyap (2019). 50 Best Project Management Tools for 2019, lásd https://www.proofhub.com/articles/top-project-management-tools-list

 

Havi mustra a digitális kor projektmenedzsment támogató eszközök bőségéről
Nem tagunk még?
Regisztráció
x