Ön egy archívumban található cikket olvas.
x

Havi mustra a projektek rangsorolásáról

2019-01-07

Köszöntöm az Olvasót! Egy szervezetnek rendszerint több projektje is fut egyidőben. A projektek indítása, összehangolása a program-, illetve a portfoliómenedzsment feladata. A projektek között meg kell osztani a szűkös szervezeti erőforrásokat, azaz időről-időre rangsorolni kell őket.

A projektek rangsorolása hasonló ahhoz a helyzethez, amikor egy beszerzési eljárásra érkezett ajánlatok közül kell a valamilyen értelemben vett legjobbat kiválasztani. A beszerzés során alkalmazható kiválasztási eljárásról éppen egy évvel ezelőtt jelent meg egy összefoglaló a havi mustrák között, ami a rangsorolás technikájára (lényegében egy súlyozott összeg számítására) fókuszált, és nem foglalkozott a döntés szempontjainak meghatározásával, hanem azt adottnak vette. A projektek rangsorolásánál viszont nem léphetünk át ilyen könnyedén ezen a kritikus szakaszon, azaz először ki kell választani a rangsorolási szempontokat. E szempontok kiválasztására az elmélet természetesen kész megoldásokat ad. Ilyen például a Kindler-Papp módszer, ami jó bonyolult ugyan, de legalább elhiteti az alkalmazójával, hogy célracionális módon jár el és valamilyen értelemben optimális módon választja ki a „legjobb” esetet.

A rangsorolási szempontok között lehet olyan, ami a további mérlegelést lényegében okafogyottá teszi, ilyen például a jogszabályi kötelezettség miatt végzett projekt. A 2017 és 2018-as évek slágerprojektje volt az ún. GDPR-projektek sora (aki még nem hallott volna ilyenről, az sürgősen nézzen utána (/keressen rá/, hogy mi fán terem az a GDPR!). Előfordul az is, hogy üzleti szükségszerűség miatt kell egy projektet végrehajtani. Példa lehet erre egy beszállító azon projektje, amiben a logisztikai rendszerét összekapcsolják a stratégiai fontosságú megrendelője készletezési rendszerével. Az ilyen szempontok alapján kiválasztott projektek ab ovo a rangsor élére kerülnek, ezeket a projekteket biztos végre kell hajtani. Fordítva, a projektek rangsorolásánál néha egyszerűen azok kockázatosságára is hagyatkozhatnak a döntéshozók. A kifejezetten kockázatos projektek ekkor a rangsor végére kerülnek – ehhez persze megbízható módon kell legalább kvalitatívan meghatározni a kockázatosság mértékét.

A túl sok rangsorolási szempont használata elhomályosíthatja a döntés valódi okát, ezért a projektek rangsorolásánál olykor egyszerűen azok pénzben kifejezett megtérülési értékre hagyatkoznak. Azok, akik hisznek ebben a módszerben, úgy gondolják, hogy minden eredmény forintosítható. Ha például egy oktatási projektről van szó, akkor annak megtérülése úgy mérhető, hogy összeadjuk azon veszteségeket, melyeket akkor kellene elszenvedni, ha az adott tudás nem állna rendelkezésre. Ez azért sikamlós terület, mert kérdés, hogy mennyire megbízható becsült adatokból számolnak a javaslattevők.

A megtérülési érték becslésekor a feladat a projekt adott pillanatban vett ún. várható pénzbeli értékének (Expected Monetary Value, EMV) meghatározása (Lásd PMI (2013) Projektmenedzsment útmutató (PMBOK Guide), 5. kiadás. Akadémiai Kiadó, 310. oldal). Ez tulajdonképpen a projekt kockázatosságának egyfajta számszerűsítési módszere. A módszer lényege az, hogy a jövőre nézve meg kell határozni a lehetséges forgatókönyvek valószínűségét és azok pénzbeli következményeit, majd a várható érték számításához hasonló módon számíthatjuk a projekt (adott pillanatban számított) várható pénzügyi értékét. Az EMV számításának technikáját példákon át lehet leggyorsabban megérteni, amiből számos található világhálón (ld. itt vagy itt). Az EMV számításánál még arra érdemes figyelni, hogy csak a jövőbeli várható költségek és bevételek veendők figyelembe, a korábbi költségeket (sunk costs) figyelmen kívül hagyhatjuk a várható pénzbeli érték kalkulálása során. Az ugyanis, hogy eddig mennyit költöttünk egy kezdeményezés megvalósítására, nem releváns szempont akkor, ha egy projekt leállításáról vagy folytatásáról kell döntenünk.

A becslésekben szereplő számok, különösen az egyes forgatókönyvek valószínűségeinek az értelmezése (és elfogadása) persze az EMV használata esetén is kemény dió. Ezek a valószínűségek nem úgy értelmezendők, mint amelyek a matematikai statisztikában szerepelnek, ahol a tapasztalati gyakoriság hosszú távon közelít az elméleti értékhez. Például az az állítás, hogy „a használt építőanyagok ára a következő három hónapban 10% valószínűséggel fog 25%-kal nőni”, valójában egy - remélhetőleg – megalapozott elvárás, mintsem egy egzakt állítás. A gyakorlat eltekint e finomságoktól és fenntartásoktól, a vezetők addig hisznek a szakértőik valószínűségeiben, amíg ki nem derül, hogy azok légből kapottak voltak.

A pénzbeli következmények számszerűsítése sem problémamentes feladat. Ezek számítása során, a projektütemezésben használt módszerhez  hasonlóan (Lásd PMI (2013) Projektmenedzsment útmutató (PMBOK Guide), 5. kiadás. Akadémiai Kiadó, 106. oldal), szokás hárompontos becsléssel élni, az ún. „pesszimista”, „legvalószínűbb” és „optimista” becslésekre alapozva. Ezen adatokból az ún. háromszögeloszlás használata esetén egyszerű átlagolással, az ún. béta eloszlás használata esetén pedig súlyozott (1-4-1) átlagolással kaphatjuk meg a végső becsült értéket (Egy példát béta eloszlás szerinti becslésre lásd itt).

A számokra alapozott rangsoroknak az az előnye, hogy elvben tényekre alapozott döntést lehet hozni - és ezzel persze a döntéshozatal ódiumát részben át lehet tolni a becslésekkel előálló szakértőkre. De az is előfordulhat, hogy a projektek rangsorolása egyszerűen hatalmi szóval, az adott szervezet belső politikai erőviszonyainak megfelelően, mindenféle számítási hókusz-pókusz nélkül történik. Ez az út is járható, ha van nevesített felelős, aki tartja a hátát a döntése következményeiért. Amit bizonyosan célszerű elkerülni, az az, hogy egy bizottság ad-hoc módon rangsoroljon projekteket, mert ebben az esetben nincs se egyszemélyi felelős, se tényekre alapozott döntés.

Ezúton is köszönöm Lipi Gábornak e bejegyzés megírásához nyújtott segítségét.

Klimkó Gábor
 

Havi mustra a projektek rangsorolásáról
Nem tagunk még?
Regisztráció
x