Havi mustra egy lehetetlen vállalkozásról

2018-01-09

Köszöntöm az Olvasót! 2018-at egy klasszikus témával, a projektbeszerzési eljárások döntési módszerének kérdésével kezdjük. Nagy projektek esetében elkerülhetetlen a beszerzések lebonyolítása; ha a beszerzendő dolog maga is egy projekt terméke, akkor többek között az alábbi kihívásokkal kell szembe néznünk

  • le kell írni a beszerzendő dolgot, azaz beszállító által elkészítendő eredményterméket;
  • nagyszámú potenciális ajánlattevő esetén szűkíteni kell a tényleges ajánlattevők körét (a beszerzés résztvevőivel szemben támasztott műszaki-gazdasági követelmények előírásával)
  • meg kell határozni, hogy miként fogunk választani a beérkező ajánlatok közül; és
  • meg kell tervezni, hogy miként fogjuk átvenni az elkészült eredményterméket.

A fenti feladatok mindegyike önmagában is Pandora szelencéje.

A „jó” választás nehézségeit és elvi lehetetlenségét jól mutatja az egyszeri házasulandó ifjú kívánságlistája: a jövendőbeli ara legyen fiatal és szép, imádja őt, legyen tüzes az ágyban, ezen kívül legyen okos, főzzön jól, és azt se árt, ha kőgazdag. Ha minden férfi eszerint próbálna választani, akkor nagy részük jó eséllyel agglegényként végezné, szerencsére a valóságban nem ez a helyzet. Több paraméter (részszempont) szerinti egyidejű optimalizálás általában nem lehetséges, sőt a helyzet még ennél rosszabb, mert már a figyelembe veendő, gyakran egymás ellen ható részszempontok listáját sem nyilvánvaló összeállítani.

Az elmélet persze játszi könnyedséggel kezeli ezeket a kérdéseket. Ennek ismertetésére jelen keretek között nincs lehetőség, az érdeklődőknek ajánlom figyelmébe például Kása Richárd Döntéselmélet című, a világhálón elérhető művéből a vonatkozó fejezet  tanulmányozását (Kása R. (2013) Döntéselmélet).

Jelen írásban feltételezem, hogy az értékelés részszempontjai adottak és csak a gyakorlatban alkalmazott értékelés mikéntjéről fogok írni (arról is csak általánosságban). A döntés rendszerint a részszempontok értékelésének súlyozott összegén alapul és az összességében legmagasabb (vagy legalacsonyabb) pontszámot kapó ajánlat lesz a nyertes. Az ajánlattevőket természetesen az ajánlattétel előtt kell tájékoztatni az értékelés során figyelembe vett részszempontokról és azok értékelésének mikéntjéről.

Az értékelés módszerével szemben szokásos követelmény, hogy részszempontként

1. az értékelés eredménye legyen számszerűsíthető, rendszerint egységes skálán (pl. 1-10);
2. objektíven (értékelőtől függetlenül) lehessen értékelni és
3. a súlyok tükrözzék az ajánlatkérő preferenciáit.

Az értékelés elvégzésére rendszerint szakértői bizottságot állítanak fel, melynek tagjai rendelkeznek a részszempontok értékeléséhez szükséges szakértelemmel. A részszempontok értékelése során azok természete szerint az alábbi eljárásokat szokták alkalmazni:

1. az egyszerű pontozást, ha részszempont diszkrét értékkészlettel (pl. van-nincs) jellemezhető.
2. az értékarányosítást, amennyiben az értékelendő szempont számmal (skalárral) jellemezhető; ilyenkor egy lineáris skálatranszformációval) lehet a kapott számokat az előírt egységes tartományba (skálára) leképezni, és
3. a sorba rendezés módszerét, amikor nincs kézenfekvő és elterjedt mérési módszere a részszempontnak. Ilyen esetben a szakértői bizottság tagjai külön-külön értékelik az ajánlatokat és helyezési számokat adnak rájuk. Az összegzett helyezési számokat ismét az értékarányosítás módszerével lehet az előírt egységes skálára transzformálni.

Előfordul gyakran az is, hogy egyes számmal jellemezhetőrészszempontoknál minimális vagy maximális értéket szab meg az ajánlatkérő, és azon ajánlattevőket, akik ezt a követelményt nem teljesítik, kizárja a beszerzési eljárás értékeléséből. Ezt az eljárást természetesen szintén az ajánlattételi felhívásban közölni kell az ajánlattevőkkel.

A súlyok meghatározása dönti el, hogy az ajánlatkérő „melyik ujját harapja meg”. Rendszerint az értékelés részszempontja a beszerzési ár és a műszaki tartalom; ha az ajánlati árat magas súllyal veszik figyelembe, az az értékelés során egy műszakilag jobb ajánlatot kiüthet a nyeregből. A súlyozott összeg optimális értéke gyakran egy „szép szám”, például 100 vagy 1000; ennek persze nincs semmi elvi jelentősége.

A gyakorlatban a nagy projekteknél egy ajánlattételi felhívás elkészítése önálló alprojekt lehet. A döntési algoritmust szokás tesztelni, illetve érzékenységvizsgálatnak alávetni, ahol azt kell vizsgálni, hogy egy részszempont értékelésének viszonylag kicsi változtatása milyen következményekkel jár a döntésre.

A steril elmélet számára egyszerűen kezelhető beszerzési feladat a gyakorlatban a nagy értékű beszerzéseknél könnyen izzadságos, veszekedős mutatvánnyá fajulhat. Aki először vesz részt ilyen folyamatban, acélozza meg az idegeit előtte.

Klimkó Gábor

 

Hivatkozások:
Kása R. (2013) Döntéselmélet

 

Havi mustra egy lehetetlen vállalkozásról
Nem tagunk még?
Regisztráció
x