Értsd meg, értesd meg!

2017-10-26

5-ből egy projekt válik sikertelenné a rossz kommunikáció vagy a kommunikáció hiánya miatt és a projektre költött pénz több mint felét kockáztatjuk, ha nem elég hatékony az információ közvetítése. Nem ritka, hogy egy-egy projektben több földrész szakembereinek összehangolt munkájára van szükség, de szinte naponta felmerül a kérdés: miként lehet a különböző kultúrákon, szokásokon, nyelvi és időbeli korlátokon, technológiai különbségeken túllépni és úgy fogalmazni az európai, a dél-amerikai, a távol-keleti, az ázsiai kollégák számára, hogy mindenki ugyanazt értse az üzenet alatt? Már dolgoznak a digitális üzleti asszisztensek, amik (vagy akik?) az emberhez hasonlóan képesek megoldást nyújtani a problémáinkra, miközben a cégek jelentős része még ott sem tart, hogy szinte bárhol, bármikor, bármilyen információt ellophatnak tőlük, ezért lépést sem tesznek az információbiztonság érdekében. A Magyar Projektmenedzsment Szövetség október 19-ei, budapesti 28. Körkapcsolás konferenciája „21. századi kommunikáció a projektekben” címmel jó megoldásokat, eszközöket, módszereket mutatott arra, hogy a siker érdekében miként éljünk 21. századi módon ezekkel a lehetőségekkel.

Mindenki más – épp ez a jó!
Míg a mutató- és hüvelykujjal formált kör Európában, valamint az USA-ban az jelenti: rendben, addig a franciáknál és a németeknél, valamint a latin-amerikai területen vulgáris sértésnek számít. Akár ilyen apró mozdulatokon is múlhat, hogy miként tudunk kapcsolódni más kultúrákból jövő emberekhez – vezette fel Votisky Petra pszichológus, tréner, coach interkulturális kommunikációról és virtuális együttműködésről szóló előadását. Az egyre szaporodó nemzetközi projektekben akkor érthetünk szót a más-más kultúrájú, beállítottságú kollégákkal, ha a projektvezető kialakítja a közös kommunikációt, figyelembe véve pl. az ünnepnapokat, az üzleti etikettet, az időeltolódást, emellett irányít, számon kér és - ha szükséges - közvetít. Votisky Petra szerint a virtuális meetingeknél fontos meghatározni a csapatra vonatkozó szabályokat, a dokumentumkezelés és a problémamegoldás előírásait, és érdemes több csatornát használni a kommunikációra. Például mindenképpen növeli a bizalmat a résztvevőkben, ha nemcsak hallják, hanem látják is egymást, mintha a valóságban találkoznának.

Csak tudatosan, csak a lényeget!
A lényeget mondd! – és ezzel a mondattal előadásuk esszenciáját is megfogalmazták Papp Edit és Vid Barbara, kommunikációs tanácsadók. Míg néhány évvel ezelőtt egy valós újságot fogtunk a kezünkbe és abból olvastuk az információkat, ma már digitális eszközökön görgetjük az oldalakat és szinte csak átfutjuk a tartalmat. Ezért megváltoztak a kommunikációs csatornák is, a ránk zúduló hihetetlen mennyiségű információt alig vagyunk képesek befogadni. Ezért a projektmenedzsereknek is alkalmazkodniuk kell az új helyzethez. Akkor lehetnek még sikeresebbek, ha képesek meglátni a lényeget és azt átadni a kollégáknak, illetve ha azok fejével tudnak gondolkodni, akik számára üzenetet szeretnének eljuttatni: vajon mire van szükségük. Az előadás kulcsmondata: a kommunikációban a tudatosság és az egyszerűség a lényeg!

Mit akar az ügyfél?
Hülye vagyok, hülyének néznek – egy fogyasztóvédelemmel kapcsolatos hazai fórum bejegyzéseinek jelentős része tartalmazza ezt a megállapítást, és ezen érdemes elgondolkodnia minden projektvezetőknek – ezt már Hoffer Beáta, a Connect CX Advisory ügyfélélmény tanácsadója mondta előadásában. Egy vállalattól ugyanis ma azt várják, hogy hitelesen kommunikáljon és olyan értéket adjon át, amely alapján a vásárló újra vásárol nála, így minden projektben arra kell törekedni, hogy pozitív élményhez jussanak az ügyfelek. Hoffer Beáta szerint vége a költségvezérelt vállalati vezetésnek, ma elsősorban az ügyfélélmény itatja át a menedzsment döntéseit és a stratégiát, aminek a vállalati kultúrában és a marketingüzenetekben is meg kell jelennie. Minden projektnél, döntésnél érdemes feltenni a kérdést: mit akar az ügyfél? – és mint fő szempontot szem előtt tartani. Az ügyfélelégedettség mellett egyre inkább előtérbe kerül a dolgozói elégedettség is, e mutató fél százalékos javulása komoly hatással van a vállalat eredményére. Hoffer úgy véli, ha egy vállalat minden kezdeményezésében megfelelő hangsúlyt kap a vevő és a vállalati dolgozó, az egyértelmű sikerhez vezet.

Spórolj időt, boostolj!
A csúcsmenedzserek évente másfél hét munkaidőt nyertek egy új alkalmazás bevezetésével a Magyar Telekomnál, ennyivel kevesebb munkaórát kell áldozniuk ugyanis a döntésekre – derült ki a cég elnöki és vezérigazgatói titkárságát vezető Buzogány Mátyás előadásából. 2014 óta ugyanis a Boost alkalmazás segítségével szervezik és menedzselik a fő döntéshozó testületek munkáját. A digitális platformot a BME segítségével fejlesztették ki, ugyanis nem találtak hasonlót a piacon. A legnagyobb előnye, hogy olyan alapossággal tudják előkészíteni az értekezletek témáit, hogy a tényleges döntésre már alig kell időt szánni. A felkészülés időszakában az alkalmazás segítségével egymástól kérdezhetnek az érintettek, kommentelhetnek, akár előszavazásra is lehetőség van. A felület könnyen kezelhető minden digitális eszközön, a tartalmak visszakereshetők, és az alkalmazás nagy fokú rugalmasságot tesz lehetővé. A Boost bevezetése óta 27%-kal rövidebb idő is elég a cégvezetés értekezleteire.

Vigyázz az adataidra!
Az információ sokszor nagyobb értéket képvisel, mint a materiális javak, ezért sokkal jobban kellene vigyáznunk rá – hívta fel a figyelmet erre a fontos területre Tóth Béla, a DIRACOM Kft. ügyvezetője. Az információt ugyanis egyre többen lopják, emiatt pedig igen nagy anyagi veszteségeik keletkezhetnek a cégeknek. Az információgyűjtés történhet eszközökkel való megfigyelés, nyilvános adatbázisok használata, az internetkommunikáció megfigyelése által, de nem ritka az okostelefonok meghackelése és a technikai lehallgatás sem. A mobiltelefonok használata igen nagy kockázatokat rejt, Tóth Béla szerint érdemes óvakodni a nyilvános wi-fi hálózatokra való csatlakozástól, céges információink megtartása érdekében pedig, ha kell, hozzunk létre nagy biztonságú tárgyalót vagy alkalmazzunk akusztikus blokkoló eszközt. Előfordult, hogy egy vállalat azért esett el egy 3 milliárd Ft értékű tendertől, mert digitális eszközök segítségével ellopták a pályázati anyagát, és az, aki megszerezte, aláígért az árnak. Az adatok tudatos védelmével ez elkerülhető lett volna.

Vanda vagyok, digitális üzleti asszisztens!
Vanda telefonál, chatel, beszél és megoldja a problémánkat, vagy legalábbis elnavigál ahhoz, aki ebben segíthet. Még sört is tud csapolni, és recepciósnak is kiváló. Vanda foglalkozása digitális üzleti asszisztens, egyébként egy mesterséges intelligencia, aki (ami) a speciális vállalati folyamatok menedzselésére is megtanítható. A T-Systems Magyarország Zrt. munkatársai által kifejlesztett virtuális asszisztens 86 nyelven beszél és biometrikus módszereket alkalmaz az ügyfélazonosításra. Nagy Tamás, a T-Systems fejlesztője azt is elmondta előadásában, hogy az ügyfélinfo-modullal és személyiségmodullal felruházott asszisztens ugyanúgy megállja a helyét egy telekommunikációs cégnél, mint egy fodrásznál vagy egy gumiszerelő műhelyben. Képes időpontfoglalást intézni, üzleti folyamatokat kiszolgálni, és elég kitartó is, hiszen addig nem engedi tovább az ügyfelet, amíg nem értette meg a problémáját. Vanda már munkába állt, bárhol találkozhatunk vele!

Szerző: Kiss Tünde, Szövegszaki

A rendezvényen elhangzott előadások elérhetők a honlapunkon regisztrált felhasználók számára a Tudástárban.

Értsd meg, értesd meg!
Értsd meg, értesd meg!Értsd meg, értesd meg!Értsd meg, értesd meg!
Nem tagunk még?
Regisztráció
x